Het gebruik van UBL facturen

Het gebruik van UBL facturen

UBL facturen (Universal Business Language) zijn dé standaard aan het worden voor het versturen van facturen. Een UBL factuur is een elektronische factuur (e-factuur) in XML formaat en is samengesteld volgens een aantal vaste richtlijnen. Een factuur in UBL formaat kan automatisch worden verwerkt in een boekhoudpakket.

De nadelen van facturatie via de post

Op het moment is het zo dat twee procent van alle poststukken in Nederland een factuur betreft. Na de aflevering wordt deze door iemand geopend en vervolgens worden alle gegevens overgetypt in het administratiesysteem. Bij het uitvoeren van de betaling worden al deze gegevens nogmaals handmatig ingevoerd. Het uitvoeren van al deze handelingen neem veel tijd in beslag en kost het bedrijfsleven jaarlijks miljoenen euro’s. Het verwerken van facturen kan veel makkelijker.

In 2009 zijn digitale facturen door de Overheid gelijkgesteld aan papieren facturen. Je hoeft dus (wettelijk) geen facturen meer te printen en in een envelop te stoppen. Je kunt ze gewoon per mail versturen. Maar dan nog moet de klant de factuur overtypen in zijn boekhoudprogramma.
Daarom heeft de Nederlandse overheid ervoor gekozen om de afhandeling van facturen voortaan elektronisch te laten verlopen, door middel van de UBL factuur.
Het aantal handelingen voor het verwerken van facturen wordt hierdoor drastisch verminderd. Ook het risico op fouten wordt door e-facturen minimaal.

Wat is precies een UBL factuur?

Een UBL factuur bestaat uit een gestructureerd digitaal bestand waarbij alle gegevens op een vaste positie staan en hun eigen betekenis hebben. Een PDF factuur is ook digitaal, maar deze kan niet binnen elk boekhoud systeem direct automatisch worden ingelezen. Dit is vanaf aankomend jaar voor UBL facturen wel geregeld.

Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen.
Met het doorvoeren van deze regel wordt Nederland definitief op de kaart gezet als voortrekker van de nieuwe UBL regelgeving.
De Europese richtlijn (2014/55/EU) moet er voor zorgen dat uiterlijk eind 2018 alle leveranciers in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Leveranciers moeten dan ‘UBL ready’ zijn. Door het versneld doorvoeren van deze regelgeving kunnen op termijn vele honderden miljoenen euro’s worden bespaard.

Bedrijven ervaren tevens dat e-facturen in UBL-formaat het mogelijk maakt om hun inkoopfacturen meteen om te zetten tot een boekingsvoorstel en daarmee snel en foutloos te verwerken. Sommige bedrijven vragen hun leveranciers nu al om hun facturen in UBL aan te leveren.

Kunt u UBL facturen al gebruiken?

Momenteel wordt er ook bij de Rijksdiensten gewerkt aan het verzorgen van de laatste voorzieningen zodat het ook al mogelijk is om voor 1 januari 2017 e-facturen in te kunnen dienen.
Ook bij Astecom zijn we voorbereid op het verwerken van UBL facturen. Wij hebben het mogelijk gemaakt om via onze boekhoudsoftware Finast met UBL facturen te kunnen werken.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om van de inkoop- en verkoopboekingen e-facturen te maken en deze naar de desbetreffende klant te mailen. Wanneer er UBL facturen zijn binnengekomen dan kunnen deze automatisch worden verwerkt binnen de gewenste administratie. Voor meer Informatie over de werking en de mogelijkheden van UBL binnen Finast verwijzen wij u naar de website https://finast.nl/.