Interview Gerard Prins over de project control applicatie

Interview Gerard Prins over de project control applicatie

Astecom heeft, in samenwerking met ENGIE Refrigeration, een nieuwe project control applicatie gemaakt. Gerard Prins, werkzaam bij ENGIE Refrigeration, maakt dagelijks gebruik van het programma. Hij is al vanaf 2003 werkzaam bij ENGIE Services Nederland NV en heeft al verschillende functies bekleed. Van boekhouder, business controller naar Manager Finance en Control van het onderdeel ENGIE Refrigeration te Zoetermeer.

‘Ik vind het heerlijk om met cijfers bezig te zijn en aan het management te rapporteren hoe we er maandelijks voor staan. Ik ben volledig bezig om de financiële voortgang van ons bedrijf te bewaken. De focus ligt daarbij op de lopende projecten en contracten waarbij de huidige financiële situatie vergeleken wordt met de voorcalculatie. Daarnaast worden ook de vaste kosten gemonitord ten opzichte van het budget. Periodiek stel ik rapportages op met betrekking tot de voortgang en ben ik steeds meer bezig om de forecast van winstverwachtingen in kaart te brengen. Kortom, het monitoren van het planning en control proces.’

Bij de ontwikkeling van de project control applicatie zijn 3 programmeurs betrokken geweest. De applicatie is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de toenmalig financieel controller. Zijn bijdrage heeft voornamelijk betrekking gehad op het opstellen van het functioneel eisenpakket. Doordat inzicht leidt tot nieuwe inzichten, is de project control ook een van de aanleidingen geweest om kritisch naar de bedrijfsprocessen binnen ENGIE Refrigeration te kijken en deze waar mogelijk te verbeteren.

Het order control programma wordt door alle projectleiders, vestigingsleiders en het financiële team gebruikt

De project control applicatie wordt door alle projectleiders, vestigingsleiders en het financiële team gebruikt. Het succes van het ontwikkelen van een applicatie als de project control applicatie staat of valt met de beschikbaarheid van de te tonen gegevens. Om de relevante gegevens uit de administratie te halen is er vooraf een uitgebreide analyse gedaan. Op basis van het functioneel eisen pakket en de analyse is er een functioneel ontwerp gemaakt. Dit document heeft de ontwikkeltijd bekort en heeft de wensen van alle betrokken afdelingen inzichtelijk gemaakt.

‘De sterke punten van het order control programma zijn met name gericht op de overzichtelijkheid. Met één scherm is eenvoudig te zien hoe het project er financieel voor staat. Naast de werkelijke kosten is hier ook het calculatiebudget opgenomen. De projectleider weet per post precies waar hij het voor mag doen.‘

Elke maand dient de projectleider zijn prognose bij te werken. Hier geeft hij aan wat hij denkt waar het project op uitkomt indien het 100% gereed is. Daarnaast kan de achterliggende extra informatie eenvoudig verkregen worden op boekingsniveau.

Ook de materiaalstroom (geboekt of nog in bestelling) wordt overzichtelijk weergegeven, waarbij met één klik de inkoopfacturen en ook verkoopfacturen op het scherm weergegeven kunnen worden.

Verder is het mogelijk voor een projectleider om opmerkingen toe te voegen. Zo kan hij in dit dashboard aangeven waarom het resultaat achterblijft op de calculatie. Er kan iets voorgevallen zijn waardoor het begrote resultaat niet gehaald wordt. Door dat in het tekstveld op te nemen heeft iedereen het verhaal achter de cijfers beschikbaar.

Het programma functioneert als een grafisch dashboard dat te allen tijde direct opvraagbaar is.

‘Regelmatig worden de projecten van iedere projectleider doorgesproken met de vestigingsleider en met Finance. Ook dan vormt de project control applicatie de basis van het gesprek.

Het programma functioneert als een grafisch dashboard dat te allen tijde direct opvraagbaar is. Voor de projectleider betekent dit snel inzicht in de financiële situatie van zijn project. Voorheen had men dit inzicht niet en moest men alle administratieve stukken zelf verzamelen en bewaren in een fysieke project map / ordner.

Vanuit Finance kunnen wij overzichten aanmaken waarin van alle projecten de financiële gegevens vermeld staan. Met behulp van deze overzichten kunnen wij eenvoudig in kaart brengen wat de omzet van een bepaalde periode is, hoeveel werkvoorraad er nog is en waar het projectresultaat van de maand op uit komt. Ook een vergelijk tussen de voorcalculatie en nacalculatie is eenvoudig te maken.’

‘De service op de project control applicatie wordt als erg prettig ervaren’

Omdat de order control een van de aanleidingen is geweest om kritisch naar de bedrijfsprocessen te kijken, en deze waar mogelijk te verbeteren, wordt de project control applicatie nog steeds doorontwikkeld. De initiële ontwikkeling heeft ongeveer 1-2 maanden geduurd. De latere aanpassingen hebben een wisselende looptijd gehad. Met name wanneer er sprake is van wijzigingen in bedrijfsprocessen kan een ogenschijnlijke kleine aanpassing meer tijd vragen.

‘De service op de project control applicatie wordt als erg prettig ervaren. Zoals met elke dashboard kom je door het gebruik erachter dat je nog bepaalde informatie mist. In overleg met onze ICT manager en Astecom wordt besproken of het mogelijk is om het dashboard uit te breiden. Vaak zijn de gegevens reeds voorhanden en met hulp van Astecom wordt het dan snel en effectief ingebouwd. Als de testen goed doorlopen zijn, dan wordt het in productie genomen. Vaak is de doorlooptijd van deze aanpassingen maar kort.’

Gerard Prins werkt nu al 2 jaar bij de afdeling in Zoetermeer en doet zijn werk met veel plezier en hoopt dit nog een aantal jaren te mogen doen.

‘Ik ben in Zoetermeer begonnen bij een vestiging die altijd heel goed heeft gedraaid. De management informatie was echter achtergebleven en ik ben nu bezig om de informatie stromen te verbeteren en te stroomlijnen, mede dankzij de project control applicatie.

Ik ben het meest trots wanneer ik een grote database van gegevens kan uitwerken in een simpele grafiek of tabel waardoor ik het management team kan duidelijk maken waar bijvoorbeeld een bepaald probleem zit.’